Rpa 꼭 도입해야하는 건 아니다

RPA, 정말 꼭 도입해야 할까? 성공과 실패를 가르는 한 끗 차이

*Whisk AI로 제작된 이미지

🍎 바쁘다면 알짜배기만이라도 !

• RPA 성공 기업들은 연간 수만~수십만 시간 절감 달성

• 실패 원인 1위는 '업무 분석 부족'으로 구현 후 사용 불가 사례 다발

• 적합 업무: 규칙적·반복적·정형화된 데이터 처리 업무만 선별 적용

• 부적합 업무: 예외 상황 많고 창의적 판단 필요한 영역은 피해야

"RPA 광풍" 속에서도 냉정해야 하는 이유

2019년부터 국내 대기업들이 앞다투어 도입한 RPA, 과연 모든 기업에게 필수일까요? 콜롬비아 은행은 15,000개 프로세스에 9,000대 이상의 RPA를 적용해 연간 12만 7,000시간을 절약하고 700만 달러의 새로운 수익을 창출했습니다. 반면 상당수 기업은 구현 후에도 RPA를 제대로 활용하지 못하는 현실에 직면했죠.

디지털 전환의 핵심 도구로 주목받는 RPA이지만, 도입 전 철저한 검토 없이는 오히려 독이 될 수 있다는 게 전문가들의 공통된 진단입니다. (성공과 실패를 가르는 기준선을 제대로 그어야 할 때입니다)

숫자로 보는 RPA 성공 스토리들

지난 5년간 RPA 도입에 성공한 국내외 기업들의 성과는 놀라울 정도입니다. 일본항공(JAL)은 RPA 솔루션 블루프리즘으로 50개 이상 업무를 자동화해 연간 6만 시간 이상을 절약했고, 국내에서는 KB국민은행이 125만 시간 절감, 삼성화재가 연간 11만 시간 절감이라는 성과를 거뒀습니다.

특히 주목할 점은 업종별 특화 적용 사례들입니다. 농심켈로그는 이커머스 팀의 데이터 통합·조회·수집·등록·리포팅 업무에 RPA를 적용해 총 12개 업무에서 연간 32,300시간을 절감했습니다. 한화토탈은 제품출하 현황, 재고 현황 등의 업무와 수출 선적서류 처리에서 11,000시간 이상의 시간 절약 효과를 봤죠.

이런 성공 기업들의 공통점은 무엇일까요? 바로 명확한 목표 설정과 단계적 접근이었습니다.

실패 사례가 말하는 뼈아픈 교훈들

하지만 화려한 성공 사례 뒤에는 쓴맛을 본 기업들도 적지 않습니다. 포스코경영연구원 보고서에 따르면 "단순할 것으로 생각했던 프로세스가 실제 구현 시 복잡도가 높거나 예외 케이스가 잦아서 구현 후에도 사용하지 못하는 경우가 많다"고 분석했습니다.

RPA 도입 실패의 3대 원인을 살펴보면:

첫째, 비용을 잘못 계산한 사례입니다. 상당수 기업이 초기 도입 비용만 고려해 이후 유지보수, 스크립트 수정, 추가 라이선스 확보 등의 숨겨진 비용을 간과합니다.

둘째, 부정확한 프로세스 분석이죠. RPA는 규칙적이고 반복되는 업무, 정형화된 데이터를 다루는 표준화된 분야에만 효과적인데, 많은 기업이 이를 제대로 분석하지 않고 도입합니다.

셋째, 조직 내 저항입니다. 오토메이션 애니웨어 설문조사에 따르면 일선 근로자의 RPA 강력 지지율은 16%에 불과했고, IT 및 보안 부서를 배제한 채 도입된 RPA는 심각한 보안 문제를 야기할 수 있습니다.

RPA 적용 가능성 진단법

그렇다면 우리 회사는 RPA 도입에 적합할까요? 전문가들이 제시하는 판단 기준은 명확합니다.

RPA 적용에 적합한 업무 특성

• 규칙적이고 반복되는 작업 패턴

• 정형화된 데이터 (이름, 주소, 숫자, 계좌번호 등) 처리

• 명확히 정의된 프로세스와 표준화된 절차

• 고정된 시스템이나 웹을 통한 정보 연결 업무

• 많은 인력과 시간이 투입되는 대량 처리 업무

RPA 적용을 피해야 할 업무

• 예외 상황이 빈번한 업무

• 창의적 판단이나 의사결정이 필요한 영역

• 비정형 데이터 (음성, 이미지 등) 처리가 주를 이루는 업무

• 자주 변경되는 프로세스나 일회성 작업

시티 유니온 은행의 성공 사례를 보면, KYC 및 계좌 개설이라는 표준화된 업무에 RPA를 적용해 노동력을 66% 절감하고 처리 속도를 7배 향상시켰습니다. 반대로 복잡한 고객 상담이나 전략적 의사결정 업무에는 RPA 적용이 어렵죠. (업무의 성격을 정확히 파악하는 것이 성패의 열쇠입니다)

성공적 도입을 위한 3단계 전략

RPA 도입을 고려 중이라면 다음 단계별 접근법을 권합니다:

Step 1. 명확한 목표 설정과 사용 사례 개발 각 부서 및 외부 전문가와 함께 구체적인 목표를 정의하고, 파일럿 프로젝트로 검증 가능한 사용 사례를 개발합니다.

Step 2. 자동화 적합 프로세스 선별 업무 분석을 통해 RPA에 적합한 프로세스를 찾되, 예외 케이스와 복잡도를 면밀히 검토합니다.

Step 3. 적절한 솔루션 선택 및 점진적 구현 자체 서버 vs 클라우드 서비스를 비교 검토하고, 작은 성공부터 쌓아가며 전사로 확산합니다.

현실적 결론: 선택적 도입이 답

결국 "RPA를 꼭 도입해야 하는가?"라는 질문에 대한 답은 "업무 특성과 조직 준비도에 따라 다르다"입니다.

은행처럼 대규모 반복 업무가 있고 체계적 접근이 가능한 조직이라면 RPA는 게임 체인저가 될 수 있습니다. 하지만 예외 상황이 많고 프로세스가 자주 변경되는 환경이라면 섣부른 도입보다는 업무 표준화를 먼저 고려해야 합니다.

무엇보다 RPA는 마법이 아니라는 점을 명심해야 합니다. 철저한 사전 준비와 단계적 접근, 그리고 현실적 기대치 설정이야말로 RPA 도입 성공의 핵심이죠.