온프레미스와 클라우드 RPA는 무엇이고 어떤 장단점이 있나요?

RPA? 온프레미스? 클라우드?

"로보틱 프로세스 자동화(RPA)라는 말은 많이 들었는데, 정확히 뭔지 모르겠다"는 생각이 들 수 있습니다.

간단하게 말하면, RPA는 사람이 반복적으로 하던 일을 소프트웨어 로봇이 대신하게 해주는 기술입니다. 데이터 입력, 이메일 응답, 송장 처리, 회계 기록 같은 업무를 말이지요.

온프레미스(On-Premises)는 우리 회사 사무실이나 데이터센터에 서버를 직접 설치하고 관리하는 방식입니다.

반면 클라우드는 인터넷 기반으로 원격 서버를 빌려 사용하는 형태입니다. 비디오를 직접 구매해서 보는 것(온프레미스) vs 넷플릭스를 구독 서비스로 스트리밍하는 것(클라우드)의 차이라고 생각하면 됩니다.

실제로 온프레미스 방식은 기업이 모든 IT 인프라를 직접 구축하고 운영하는 것을 의미합니다. 서버 구매, 설치, 보안 관리, 정기 점검 등 모든 게 우리 몫입니다. 물론 그렇기에 데이터와 시스템에 대한 완전한 통제권을 갖습니다.

클라우드 RPA는 이와 정반대입니다. 인터넷이 연결되어 있으면 언제 어디서나 누구나 사용 가능한 SaaS(Software as a Service) 형태로 제공됩니다. 업체가 서버 관리와 보안 업데이트를 모두 담당하니, 우리는 비즈니스에만 집중하면 됩니다.

온프레미스: 초기 고투자, 장기 운영에 유리할 가능성

온프레미스 RPA를 도입하려면 초기에 상당한 금액을 써야 합니다. 서버와 라이센스를 포함한 초기 투자 비용이 발생합니다. 여기에 구축 기간이 프로젝트에 따라 평균 3~6개월 소요되므로, 기회 비용도 무시할 수 없습니다.

도입 후에는 매년 초기 투자의 약 20% 수준의 유지보수비가 계속 나갑니다. 하드웨어 수명이 다하면 교체비도 발생하고, 소프트웨어 업데이트도 별도 비용입니다. 하지만 한 번 구축되면 사용량이 많아져도 추가 비용이 크게 늘지 않습니다. 업무가 2배, 3배로 늘어도 라이센스비는 그대로일 수 있다는 뜻입니다.

클라우드: 초기 저투자, 쓸수록 쌓이는 비용

클라우드 RPA는 초기 투자가 온프레미스에 비해 훨씬 적습니다. 구축 기간도 며칠에서 몇 주 정도로 빠릅니다. 마치 아파트 임차처럼, 초기 보증금만 내고 바로 쓸 수 있다는 뜻입니다.

대신 온프레미스 대비 조금 더 높은 구독료를 계속 내야 합니다. 사용자가 많아질수록, 봇이 많아질수록 비용도 증가합니다.

우리 회사에는 어떤 방식이 좋을까요?

중소기업(직원 50~300명): 클라우드 강력 추천

중소기업이라면 클라우드를 강력하게 추천합니다. 왜냐하면:

1. 인력이 부족하다: IT 전담 팀이 없거나 1~2명에 불과합니다. 온프레미스는 서버 관리자가 필수인데, 중소기업에서는 큰 부담입니다.

2. 초기 자본이 한정적이다: 몇천만원의 초기 투자는 경영 자금이 다른 곳으로 빠져나가는 것과 같습니다.

3. 빠른 성과가 필요하다: 중소기업은 시간이 곧 돈입니다. 3~6개월 구축 기간은 너무 깁니다. 클라우드라면 2주 안에 운영 시작 가능합니다.

실제로 한 이커머스 중소기업은 클라우드 RPA 도입으로 재고 관리 시간을 3시간에서 30분으로 단축했고, 연간 720만원의 인건비를 절감했습니다.

중견기업(직원 300~1,000명): 상황에 맞춘 선택

중견기업은 하이브리드 모델을 검토해볼 가치가 있습니다. 예를 들어, 고객 데이터나 민감한 정보는 온프레미스에서 관리하되, 나머지 일반 업무는 클라우드에서 처리하는 식입니다. 이 방식은 보안과 비용 효율성의 균형을 맞춥니다.

중견기업이라면 IT 팀이 어느 정도 있으니 온프레미스 관리도 가능합니다. 다만 5년 이상 운영할 계획이라면 온프레미스, 2~3년 단기라면 클라우드를 추천합니다.

대기업(직원 1,000명 이상): 온프레미스의 강점 살리기

금융, 제약, 정부 같은 대기업과 규제산업에서는 온프레미스를 기본으로 검토하세요.

이유는:

1. 규정 준수가 엄격하다: GDPR, HIPAA 같은 국제 규정이나 국내 감시 규제를 고려하면, 데이터를 자국 내에서 관리해야 합니다.

2. 데이터 보안이 최우선이다: 대기업은 고객 정보 유출 시 피해가 막대합니다. 온프레미스에서 완전한 통제권을 갖는 것이 위험 관리 관점에서 유리합니다.

3. 규모의 경제가 작동한다: 대기업은 봇이 수십, 수백 개에 이릅니다. 이 정도면 온프레미스 초기 투자가 봇당 비용을 낮춥니다.

"내 회사에 맞는 방식" 선택하는 체크리스트

결국 "온프레미스 vs 클라우드" 문제는 다음 질문들로 정리됩니다:

Q1. 데이터 보안이 얼마나 중요한가?

• "절대적 우선순위" → 온프레미스

• "중요하지만 업체 신뢰 가능" → 클라우드

• "민감한 데이터와 일반 데이터 섞여 있다" → 하이브리드

Q2. 초기 자본 여유가 있는가?

• "몇천만원은 쉽게 낼 수 있다" → 온프레미스 검토

• "가능하면 초기 비용을 줄이고 싶다" → 클라우드

• "초기 투자 후 1년 안에 ROI를 봐야 한다" → 클라우드

Q3. IT 관리 인력이 충분한가?

• "전담 IT팀 또는 담당자 있음" → 온프레미스 가능

• "IT 인력 부족" → 클라우드 필수

• "아웃소싱 고려 중" → 클라우드

Q4. 얼마나 빨리 운영을 시작해야 하는가?

• "2주 안에 시작해야 한다" → 클라우드

• "2~3개월 정도는 괜찮다" → 둘 다 가능

• "준비 기간은 충분하다" → 온프레미스 가능

도입 전 꼭 확인하세요

RPA는 강력한 도구지만, 무작정 도입하면 안 됩니다.

도입 전에:

1. 자동화 대상 프로세스 명확히: 반복적이고 규칙 기반인 일이 최소 3개 이상 있는가?

2. 비용-편익 분석: 절감되는 인건비가 도입 비용을 2년 안에 회수할 수 있는가?

3. 조직 준비도: RPA 도입으로 일자리를 잃을 직원들에 대한 재교육 계획이 있는가?

4. 데이터 거버넌스: 봇이 접근할 데이터에 대한 보안 정책이 정해져 있는가?

이 네 가지가 준비되어야 RPA 도입이 성공합니다.