6년 차 스타트업이 노션으로 시스템을 구축한 이유

6년 차 스타트업은 어떤 시스템을 썼을까?

1인 기업을 제외하고 모든 창업팀들은 팀멤버들이 있습니다. 그들과 함께 원하는 목표를 이루기 위해서는 협업을 잘 해야합니다.

협업을 잘하기 위해서는 어떠한 방법들이 있을까요?

우선 협업을 잘하기 위한 개인적인 능력치들이 있을 것 같네요. 예를 들자면 커뮤니케이션 능력, 프로젝트 관리 능력 등등. 하지만 이러한 능력치로도 극복이 되지 않는 것들이 있습니다.

바로 협업 시스템인데요. 팀에 협업 시스템이 제대로 구축이 되어 있지 않다면, 위에서 말한 모든 능력들이 무용지물이 될 가능성이 큽니다.

오늘은 인바이즈가 6년간 협업툴을 5번 바꾸면서 구축했던 협업 시스템에 대해서 말씀드려볼까 합니다.

1. 잔디 (2019.11 - 2020.09)

제일 처음 사용했던 협업툴은 잔디였습니다.

모든 구성원들의 카톡이 업무와 사생활이 구분되지 않을만큼 혼잡해지기 시작해서, 협업툴을 사용하기 시작했습니다. 카톡 대신 잔디 가 딱 맞는 표현인 것 같습니다.

한 6개월간 사용했지만, 이 대화방 인터페이스가 제조업을 하는 저희에게 맞지 않았습니다. 한 번 올린 파일이나 글을 오래 보며 관리해야 하는데, 잔디는 대화 형식이다보니 파일 찾는데에 더 많은 시간이 걸렸습니다.

지금와서 생각해보니 잔디는 슬랙이랑 비슷한 느낌인 것 같습니다. 결국 대화방의 한계를 느끼고, 새로운 협업툴을 찾아 나서기 시작합니다.

2. 네이버 카페 (2020.10 - 2020.12)

협업툴로 네이버 카페라니, 지금 생각해도 꽤 파격적인(?) 선택이었습니다.

당시 우리는 대화방이 아닌 게시판 형태의 공간이 필요했고, 마침 떠오른 게 네이버 카페였죠. 게다가 무료였다는 점이 결정에 한몫했습니다. 사실 지금 돌이켜보면 약간의 ‘잔머리’였다고 할 수 있습니다.

그때만 해도 협업툴의 필요성을 깊게 체감하지 못했고, 유료 서비스 비용이 아깝게 느껴졌습니다.

글을 올리고 댓글을 달며 커뮤니케이션하는 데에는 큰 문제가 없었고, 기본적인 협업 기능도 의외로 잘 갖춰져 있어 처음엔 꽤 만족스러웠습니다.

하지만 곧 한계가 드러났습니다. 접근성이 낮고 알림이나 실시간 협업에 필수적인 기능들이 부족했기 때문입니다. 결국 3개월 만에, 보다 전문적인 툴을 다시 찾아 나설 수밖에 없었습니다.

3. 플로우 FLOW (21.01 - 21.12)

플로우는 1년 넘게 사용했습니다.

처음 접했을 때는 그야말로 신세계였습니다. 우리가 원했던 협업 기능인 진행 상황 체크, 마감일 설정, 댓글, 알림이 모두 갖춰져 있었죠. 특히 폴더형 구조+메세지 기능의 조합은 네이버 카페와 잔디의 장점을 합친 듯한 느낌이었습니다.

하지만 1년쯤 지나면서 한계가 보이기 시작했습니다.

예를 들어 A라는 업무가 B프로젝트와 C프로젝트 모두 해당될 때, 어느 프로젝트에 분류해야 할지 매번 애매해졌습니다. 기준 없이 분류가 되다 보니, 업무가 프로젝트별로 중복되거나 흩어지고 하나의 프로젝트 폴더 안에서 관련 업무를 한눈에 파악하기 어려워진 것입니다.

결국 파일을 찾는 데 드는 시간이 점점 늘어났고, 프로젝트 관리도 흐트러졌습니다.

몇 개월이 지나자 협업툴로 절약되는 시간보다 파일을 찾는 시간이 더 길어지는 비효율이 생겼고, 이는 플로우를 계속 쓰기 어렵게 만든 결정적 요인이 되었습니다.

4. 노션 (22.01 - 24.03)

플로우를 사용하면서도 노션은 함께 사용했었습니다. 하지만 이 당시는 노션을 메모, 기록용으로 사용했습니다. 주간보고서 업로드가 가장 많이 했었던 활동이었네요.

플로우의 한계를 느끼게 되고 나서부터는 노션을 본격적으로 공부하기 시작했습니다. 공부해보니 단순한 메모툴이 아닌, 데이터베이스 기반으로 프로젝트와 성과를 통합해서 관리할 수 있는 무궁무진한 가능성이 보였습니다.

이때부터 팀의 업무 흐름을 분석하여 인바이즈만의 시스템을 직접 설계했습니다. 프로젝트별 진행 현황, 목표 관리, 업무 아카이빙까지 한 시스템 안에서 연결·추척할 수 있도록 구조를 다듬었고, 팀원들의 피드백을 받아가며 시스템을 지속적으로 개선했습니다.

덕분에 노션은 단순히 메모를 남기는 도구가 아니라, 팀의 일하는 방식을 한눈에 정리하고 성장 방향을 투명하게 공유할 수 있는 운영 시스템으로 자리 잡게 되었습니다.

5. Teams + Loop (24.04 - 24.12)

노션을 잘 쓰고 있었음에도, 당시 회사는 이미 구글 드라이브·구글 챗·노션을 모두 유료로 사용하고 있었고, 동시에 마이크로소프트 365도 결제 중이었습니다. 이중 과금이 이어지다 보니, 비용을 절감하고 업무 환경을 하나로 통합하려는 필요가 커졌습니다.

그래서 시도한 것이 Teams + Loop 조합이었습니다.

팀즈를 만들면 자동으로 SharePoint(공용 폴더)가 생성되고, OneDrive와 연계되어 파일 관리가 가능했습니다. 채널별로 프로젝트를 관리하면 해당 채널마다 폴더가 생기는 구조라, 프로젝트 단위로 문서를 분류하기도 편리했죠. 또한 Planner, Forms, Power Automate 등 마이크로소프트 생태계의 다양한 서비스를 함께 쓸 수 있다는 점도 매력적이었습니다. 단일 로그인으로 캘린더·문서·자동화·영상 공유까지 아우를 수 있었기 때문에 통합 플랫폼이라는 장점을 체감할 수 있었습니다.

그렇게 약 8개월 정도 사용했지만.. 노션이 주는 자유로운 설계와 기록 중심의 유연함은 팀즈가 완전히 대체하기 어려웠습니다.

노션은 데이터베이스 기반으로 업무를 아카이빙할 수 있어 프로젝트별 히스토리를 체계적으로 남기고, 목표 성과를 시각화하는 데도 강점을 지니고 있습니다. 반면 팀즈는 폴더 중심의 협업과 Office 연동은 강력했지만, 이런 기록 관리와 시각화 측면에서는 한계가 뚜렷했습니다.

게다가 인바이즈는 제조업을 접고 소프트웨어 기업으로 피봇하면서 더 도전적인 프로젝트와 빠른 의사결정이 필요하게 되었습니다. 이런 변화 속에서 팀의 특성과 성장 단계에 맞춰 시스템을 자유롭게 커스텀할 수 있는 환경이 필수였습니다. 그러나 팀즈+Loop 조합은 구조를 세밀하게 조정하거나 주도적으로 개선하기에는 제약이 많았습니다.

결국 비용 절감을 위해 잠시 팀즈로 통합을 시도했지만, 장기적으로는 업무·성과 관리 및 시각화와 시스템 지속적 개선이라는 노션의 강점을 포기할 수 없다는 결론에 이르렀습니다.

6. 노션 (25.01 -)

위에서 이야기했듯이 피봇 이후, 인바이즈는 단순한 업무 공유가 아닌 목표 지향적 시스템이 필요했습니다.

그래서 우리는 다시 노션으로 돌아왔습니다. 이번에는 단순히 툴을 도입하는 차원이 아니라, 우리의 현재 핏에 맞게 직접 설계한 목표 중심 시스템을 구축했습니다.

처음에는 OKR 시스템을 토대로 큰 틀을 잡았고, 이후에는 실제로 사용하면서 생긴 문제와 팀원들의 피드백을 계속 반영하며 설계 - 사용 - 수정을 반복했습니다.

그 결과, 지금은 게임처럼 동기부여가 되는 인바이즈만의 시스템을 구축했습니다. 각 팀원이 달성한 성과를 레벨로 시각화해, 누구나 자신의 성장 상태를 한눈에 볼 수 있고, 프로젝트별 목표 달성률도 그래프로 쉽게 확인할 수 있습니다. 이런 즉각적인 피드백과 시각화가 자연스럽게 목표 달성을 빠르게 만드는 핵심 동력이 되었습니다.

🎮 인바이즈 레벨업 시스템 기획 과정 자세히 보기

6년간 협업툴을 바꾸며 배운 교훈

스타트업 특성상 일하는 방식이나 프로젝트가 빠르게 바뀌고, 위에서 이야기했듯이 저희도 제조업에서 소프트웨어 기업으로 피봇을 하는 큰 변화를 겪었습니다. 그럴 때마다 기존 툴은 점점 우리 방식과 어긋나기 시작했고, 처음엔 ‘이제 딱 맞는 툴을 찾았다’고 생각했던 기대가 매번 아쉬움으로 돌아오곤 했습니다.

이 경험을 통해 시스템은 핏이 맞지 않으면 아무리 좋은 기능도 금세 한계를 드러낸다는 걸 깨달았습니다.

이는 시스템을 고르는 기준이 단순히 ‘사람들이 많이 써서’, ‘기능이 많아서’가 될 수 없는 이유입니다. 팀의 성장 단계, 프로젝트 특성, 구성원의 협업 스타일까지 고려해 각 기업에 맞는 방식으로 시스템을 선택 및 설계해야 합니다.

결국 노션인 이유

인바이즈가 노션을 선택한 결정적인 이유는 바로 맞춤형 설계가 가능하다는 점, 즉 자유도였습니다.

노션은 정해진 템플릿이나 프로세스에 팀을 끼워 넣을 필요가 없습니다. 우리가 일하는 흐름과 문화에 맞게 시스템을 직접 만들어갈 수 있습니다. 새로운 프로젝트가 생기거나 우선순위가 바뀔 때도 복잡한 개발이나 긴 도입 과정을 거치지 않고, 팀이 원하는 구조로 바로 재구성할 수 있습니다.

혹시 여러분도 비슷한 고민을 겪고 있지 않나요?

업무 효율이 떨어지거나 관리가 제대로 되지 않는다면, 팀원의 문제가 아니라 시스템의 문제일 수 있습니다.

인바이즈는 지난 6년간 협업툴을 여러 번 바꾸며 시행착오를 겪었고, 그 과정을 통해 우리만의 방식에 꼭 맞는 협업 시스템을 설계하고 개선해왔습니다. 이제 그 경험과 노하우를 바탕으로, 각 팀이 자신들의 방식에 꼭 맞는 협업 시스템을 설계 구축할 수 있도록 전문 서비스를 제공합니다.

비슷한 문제로 고민하고 있다면, 인바이즈가 쌓아온 실전 경험이 여러 분이 원하는 시스템을 빠르게 완성하는 가장 확실한 길이 될 수 있습니다.

궁금한 점이나 제작 의뢰는 아래 링크에서 문의해 주세요.

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https://www.notion.so/invaiz/2789cd201d15800898f8da97241553e8?pvs=106