직원이 AI로 만든 업무 자동화, 그 직원이 휴가 간 날 멈추면 누가 고치나요?

🍎 바쁘다면 알짜배기만이라도 !

• 직원이 AI로 만든 자동화가 어느 아침 멈췄는데, 만든 직원이 휴가 중이라 아무도 어디까지 처리됐는지 모를 수 있습니다. 자동화는 만드는 것보다 멈췄을 때 맡을 사람이 더 문제입니다.
• 쓰기 시작하기 전에 세 가지를 맡을 사람(이하 세 담당)의 이름을 정하십시오. 규칙이 바뀌면 고칠 사람, 멈추면 이어서 돌릴 사람, 결과를 확인해 줄 사람입니다.
• 회계·재고·고객 관리 프로그램처럼 거래 기록이 쌓이는 곳은 그대로 두고, 그 사이를 사람이 손으로 옮기던 일만 자동화하는 편이 안전합니다.
• 결제·발주·고객정보를 바꾸는 자동화에 세 담당 중 하나라도 비어 있으면 실제 업무에 쓰지 마십시오.

만든 직원이 휴가 간 날 아침

가정해 봅시다. 직원 한 명이 AI에게 시켜 발주서 입력 자동화를 만들었고, 한 달 동안 잘 돌았습니다. 그런데 오늘 아침 자동화가 중간에 멈춰 있습니다. 거래처 사이트의 로그인 시간이 끝났기 때문입니다. 만든 직원은 휴가 중입니다.

남은 사람이 알아야 할 정보는 세 가지입니다. 아직 처리하지 못한 발주가 몇 건인지, 마지막으로 제대로 처리된 발주가 어느 건인지, 다시 실행하면 이미 넣은 발주가 한 번 더 들어가는지입니다. 만든 직원이 돌아올 때까지 기다려야 한다면, 프로그램은 완성됐어도 그 일을 넘겨받은 사람이 회사에 없습니다.

이름을 정해야 하는 세 가지

첫째는 바뀐 것을 고칠 사람입니다. 거래처 사이트 화면이 바뀌거나 계산 규칙이 달라지면 자동화도 고쳐야 합니다. 둘째는 멈춘 것을 이어서 돌릴 사람입니다. 일부만 처리된 건과 두 번 처리된 건을 가려내고, 마지막으로 제대로 처리된 곳에서 다시 시작합니다. 셋째는 결과를 확인할 사람입니다. 어떤 요청이 들어왔고, 누가 승인했고, 거래처 쪽에는 최종적으로 무엇이 남았는지를 맞춰 봅니다. 이 세 가지를 맡은 사람을 세 담당이라 부릅니다.

부서 이름만 적어서는 안 됩니다. 실제 사람 이름과, 그 사람이 확인할 기록까지 정해야 합니다.

자동화를 사지 않고 직접 만드는 회사

자동화가 필요할 때 회사에는 두 길이 있습니다. AI로 직접 만들거나, 이미 만들어진 구독형 소프트웨어를 사는 것입니다. 직접 만들 수 있어서 사지 않기로 한 회사가 적지 않다는 조사가 있습니다.

McKinsey가 2026년 5월 4일부터 6월 8일까지 97개국 1,719명에게 물은 조사에서, 응답자의 32%가 회사 안에서 만들 수 있어서 소프트웨어 제품이나 기능 구매를 한 번 이상 하지 않기로 했다고 답했습니다. 기능 하나의 구매를 미룬 회사도 포함된 숫자라서 쓰던 소프트웨어를 전부 버렸다거나 정보기술 예산의 32%를 직접 개발에 썼다는 뜻이 아니고, 응답자가 스스로 답한 해외 조사이므로 국내 중소기업의 비율로도 읽을 수 없습니다.

회계·재고 같은 핵심 프로그램의 재개발 여부

Deloitte의 2026년 6월 분석은 ERP 같은 핵심 프로그램이 다른 시스템과 깊이 연결돼 있고, 기록을 확인할 수 있어야 하고, 사업의 기본 기록 역할을 하므로 계속 남는다고 봅니다. 회사마다 다른 차별화가 필요한 부분은 핵심 프로그램을 건드리지 않고 그 위에 별도 층으로 덧붙이는 방식을 제시했습니다.

회계, 재고, 고객 관리 프로그램도 거래 결과와 권한, 확인용 기록이 쌓이는 곳이라는 점에서 같은 성격이라고 판단합니다. 구독형 소프트웨어 하나가 끝까지 맡지 않는 곳은 그 프로그램들 사이에 남은 사람의 손일입니다. 직접 만들기에 맞는 일이 이 구간입니다. 이메일 첨부 문서를 읽고, 웹 화면에 값을 옮겨 적고, 결과를 다시 확인하는 일입니다. 이 구간만 자동화하면 전체를 바꿀 때보다 범위가 좁고, 멈췄을 때 어디서부터 다시 시작할지도 분명합니다.

세 담당을 한 사람이 맡아도 되는 일

세 담당이 반드시 세 사람이어야 하는 것은 아닙니다. 사내 자료를 조회하거나 초안만 만드는 일은 한 사람이 다 맡아도 됩니다. 외부 시스템을 바꾸지 않고, 결과가 틀리면 버리고 다시 실행하면 되기 때문입니다.

결제, 발주 확정, 계좌, 고객정보 변경은 다릅니다. 한 건이 잘못 나가면 다른 부서나 거래처까지 나서야 바로잡을 수 있습니다. 이런 일은 확인할 사람과 이어서 돌릴 사람을 나누고, 확인용 기록이 자동으로 남게 해야 합니다.

담당이 비어 있는 자동화의 업무 투입

결제·발주·고객정보를 바꾸는 자동화는 세 담당 중 하나라도 비어 있으면 실제 업무에 쓰지 않아야 합니다. AI가 코드를 빨리, 정확하게 만들어도 화면 변경, 일부만 처리된 건, 중복 처리는 운영에서 따로 생기는 문제입니다. 세 담당이 모두 정해지고 각자 확인할 기록까지 정해졌다면 이 판단은 바뀔 수 있습니다.

직접 개발과 구독형 구매의 판단 기준

세 담당을 회사 안의 사람이 맡을 수 있고, 회사만의 업무 규칙이 경쟁력이라면 직접 만드는 쪽이 구독형 소프트웨어보다 잘 맞을 수 있습니다. 반대로 자동화를 만든 직원이 "이런 기능을 넣어 달라"는 요청만 받고 고장과 기록은 맡지 않는다면, 만드는 비용은 적게 들어도 그 부담은 다른 부서가 지게 됩니다.

자동화 하나에 세 이름 적기

지금 쓰고 있는 자동화 하나를 고르고, 업무 문서에 아래 세 줄을 적습니다. 빈칸이 있으면 그 담당이 비어 있는 것입니다.

• 고칠 사람: (이름) / 변경 요청을 받는 곳 / 바뀐 버전을 적어 두는 곳
• 이어서 돌릴 사람: (이름) / 마지막으로 제대로 처리된 건 번호 / 다시 시작할 위치
• 확인할 사람: (이름) / 요청 번호 / 거래처 쪽에 남은 최종 상태

같은 이름이 세 줄에 들어가도 됩니다. 만든 직원이 휴가를 가거나 부서를 옮겨도 이 세 줄만 보고 일을 이어 갈 수 있어야 합니다.